汽车展会类项目审计策略探析

原创 作者：张鹏翔 日期：2024-03-18 浏览次数：0次
 
一、审计开展背景

从上世纪八十年代起，随着改革开放的发展进程，中国汽车工业经历了从引进技术、合资合作到技术创新、自主品牌崛起这一翻天覆地的变化。国内汽车市场规模日益扩大，使各大汽车集团在市场份额上的争夺日益激烈。“车展营销”作为一种新型营销手段，日益受到各大汽车集团的重视。伴随着国内汽车工业几十年来实力的不断增强，车展形成了目前“三足鼎立，群雄争霸”的局面——以北京、上海、广州三大车展为主，其他多个国内主要汽车生产消费城市的车展为辅的整体局面。

我国会展业经过多年发展已成为促进国民经济快速发展的重要力量，但是国内没有独立的第三方机构对会展进行审计，国内学者对会展审计的研究也少之又少。因此，会展审计是一个新的研究领域，在实践中也处于探索阶段。而各大汽车集团每年车展的资金投入节节高涨，车展审计的开展非常必要并且迫在眉睫，本文以对汽车集团参加车展涉及到的审计结算为例，探析汽车展会累活动的审计策略。

二、审计目标

本文旨在通过不断地识别风险、发现问题等活动以达到合理确定会展工程造价，控制结算价格，提高会展绩效的目的，规范会展活动的开展，使之健康有序。会展绩效包含了经济性、效率性、效果性三方面的内容，好的经济性并不意味着好的效果性，如果减少开支严重影响会展活动及其产出成绩，那么这种节约是得不偿失的，有时从表面上看，效率不错，但深入分析后效果不一定令人满意。因此会展类审计就是要评价和控制企业会展活动的经济性、效率性和效果性，把它们结合起来，不断识别风险，发现和改进问题，最终保证计划的落实和目标的实现，给企业创造良好的组织绩效。

三、审计对象及内容

企业参展涉及对象为：车企公关品牌部、主办方、政府相关部门，车企参展一般会通过选择展会总代理，来负责车展的统筹、协调和监督，车展结束后企业统一和相关合同主体进行结算。

企业内部审计人员需要对会展进行审计的内容主要包括：展台设计及搭建、运营（含发布会执行）、广告、公关传播等。



展台设计：设计公司一般根据展台位置、面积、高度等与参展商进行反复沟通，在考虑展品摆放、新品发布、企业理念、企业风格、市场流行趋势等多种因素的前提下，进行1个月-3个月的展台设计及修改，最终输出展台效果图及相关施工图纸。

展台搭建：展台搭建可分为结构搭建、AV搭建、展台运输三个部分。结构搭建一般为木工及钢结构搭建，包括：钢结构支撑、木板、地板、车台、舞台、展台隔间、玻璃幕墙、家具（沙发、会议桌、会议椅子、装饰画）、展品资料展示架（各种软装等。AV搭建包括：视频、音响、灯光、麦克、线路铺设、效果渲染等。展台会在初步形成以后进行预搭建，测试展台的稳定性、安全性、经济性，以及对隐蔽工程进行验收。

运营：人员类包括：礼仪、模特、演员、主持人、车美、保洁、安保、茶歇服务、车辆讲解、摄影摄像等，以及现场督导人员。人员基本上按日工资进行结算，固定岗位一般实行两班轮岗制，所有人员会在展会时间外再增加2-3天的工作时间，以便于前期彩排、布场等准备工作，如遇到异地展会，还会产生交通和住宿等费用。制作类包括：企业宣传片和日常宣传片制作、宣传册、参展手册、工作人员手册、茶歇、礼品制作等。

发布会执行：在企业提出展会发布内容大纲后，由执行公司出具活动脚本、流程、效果展示等各项工作细则，进行视频制作，发布形式和道具的设计等，并持续与企业对发布展品进行沟通，不断改进发布形式。现场涉及人员会有导演、副导演、总策划、演员、嘉宾备场员等。

广告：主要分为展馆外、展馆内、媒体广告三种。展馆外一般以大型路边擎天柱式广告、楼宇大幅墙体广告、灯杆旗广告、道路广告、车站、机场广告为主，费用一般为套餐式。展馆内广告以门票背面广告、展馆道路条幅广告、画面广告、登陆厅内巨幅画面广告为主，费用也以套餐形式为主。媒体广告是在报纸杂志、电台、电视台、网络等各种媒体上，以广告投放的形式进行广告宣传。

公关传播：传播形式分为传统媒体及新媒体，传统媒体以电视、报纸、杂志和门户网站为主，新媒体以微博、微信、主播传播转发为主。提供的服务内容可分为：稿件撰写、新媒体形式设计、商务合作、重点稿件发布、媒体活动、危机公关处理、重点媒体接待、媒体答谢宴会等。

四、会展结算审计难点及风险点

由于会展项目没有具体的技术标准，更多体现的是对会展内容的创意以及能否与参观者形成互动并产生共鸣，比较抽象化和概念化，投入资金较大，无法客观评价，也不便于开展跟踪审计。会展的运营涉及面较广，人员类和制作类比较繁琐和细碎，运营的具体费用和地域差别、知名度等有关。媒体公关的传播方式和渠道多样化，收费标准不一，第三方监测公司的监测报告覆盖面不完整，审计难度较大。

展会搭建工程涵盖范围广，国家现阶段对此没有专项的法律、法规约束，造成了部分工程项目在造价审核环节往往无标准可依,其报价以专项市场价格作为定价主体。由于非标工程存在特殊性、大部分材料设备为市场租赁等原因，合同条款对计价方式、工程结算的计价取费等约定也不尽明确。此类工程承建方一般为设计施工一体化公司，其专项设计方案在未经合同签订阶段的审核和细化的情况下，往往采用边设计边施工的建设模式，由于工期紧、变更多等原因，车企很难在该阶段对项目进行审核议价。

五、审计重点及策略

会展结算审计人员需配置工程、采购、销售方面的专业审计人员。审计人员应通过现场跟踪、审查资料，现场清点、市场询价、分析性复核等多种方法，针对会展的特点和难点，分阶段、分专业、抓重点实施审计。

（一）会展准备阶段

1、审计人员通过多渠道了解和学习有关会展的专业知识，充分评估会展审计过程中可能遇到的问题和难点，以便及时掌控和应对会展项目推进过程中可能出现的种种情况。

2、加强制度规范。对于会展类的管理，应进行制度化的规范，以保证会展活动的有序进行，促进公司内部管理的提升。

3、加强预算控制，考虑预算的合理化，结合前期会展情况对展会内容、费用支出的必要性进行评审，关注预算中是否考虑了展架等制作的相关物品是否可以进行重复利用等。

4、全程参与并监督招投标工作，招标文件体现了整个项目的所有内容和招标人对项目的要求，在招标文件初稿成文前，审计人员应根据分工，对招标文件与业务部门逐项确认，认真审核，参与并对开标评标过程进行全程监督，确保过程公平公正，择优确定中标单位。

5、通过谈判将合同总额压缩，由于会展项目的特殊性，为达到更加完美的效果，中标方案需要经过多次细化和优化，不可避免地产生招投标中没有的项目，需要二次谈判，对于此类项目，审计人员可通过对其他展览公司以及下游的生产厂商，采取网络、电话、走访等多种途径，从多个方面咨询市场价格，并对各线路搜集的价格进行汇总分析。审计人员在合同谈判时以招投标文件为依据，以询价结果为支撑，对中标单位所提出的增加费用组成进行剖析，分析其项目的实际成本范围、可得合理利润等。

（二）会展实施阶段

审计人员可以根据成本效益原则，有重点地进行跟踪审计，深入会展现场。在进行跟踪审计时，审计人员可以随工作组人员从构件的预制加工，到现场的制作安装，跑厂家、看现场等，同步跟踪项目进展，以了解其搭建和现场运营等的具体情况。

  （三）资料报审、收集整理阶段

 结算审计阶段对报审材料的真实性、完整性、合法性、合规性审核是重点。由于会展的特殊性，送审资料除基本必备的资料外，还应重点关注现场视频和照片、媒体名单及其签到表、稿件及媒体发布列表、上刊报告和监测报告、硬件设备进场报验清单、多媒体系统综合布线图、展陈及模型组价清单等资料。

  （四）分专业、抓重点实施结算审计

  审计人员应积极与相关单位沟通、核对，确认价格和造价,分专业、抓重点区分不同情况，同步实施结算审计。

1、审查参展是否严格按照企业的制度执行，审查其审批流程的合规性，审查相关单据和结算报价等是否有企业品牌管理部门和展会代理公司负责人的会签等。

2、审查费用支出是否控制在预算范围之内，实际支付情况与预算进行比较分析，分析差异产生的原因，关注超出预算的部分是否进行了签批，并进行合理性分析。

3、在预算范围内，加强项目分项费用的审计。关注价格确定的流程、供应商的选择；物料的出入库管理，物流费用的支付及剩余广告宣传资料的处置盘点；相关人员的控制报批、住宿、餐饮、交通相关费用支出的合理性，尤其关注一些展会同时有对应的演出、模特、视频音响资料制作等方面的支出，必须进行项目化的具体分析，根据统计数据和报价清单对所涉及的财务票据等进行比对和核查；人工及运输费用审查相关人员的签到表、值班表、车辆进场单，根据最终完成的实体工作量进行辅助核算；展馆费用审计时应根据展馆手册的费用标准，依据发票及明细清单逐项确认，增加的额外电费及特殊事项收费可函证展馆方。

4、对于广告、媒体公关类的审计，可将其发布列表、稿件列表与监测报告、上刊报告等一一核对，审计人员可通过抽查新闻或广告等媒体发布的情况，以印证其监测结果。常规的电视媒体以时长进行收费，网络媒体按所在频道位置或篇数收费，发文稿件按字数收费，如果媒体自行撰稿，收费依据其级别高低协商而定。同时,审计人员应索取媒体广告代理商的资格授权文件,以确定其是否有代理资格，是独家代理还是非独家代理,如果是非独家代理,可通过询价等确定其价格的高低。发生的媒体车马费等隐性费用，审计人员可依据媒体名单及其签到表等进行确认，媒体的餐费、住宿费、差旅费、交通费等除审核其相关票据外还需相关负责人签字确认。

5、针对会展运营发生的相关费用，审计人员可将设计图和现场照片等进行对比，发布会执行发生的舞蹈、武术、演奏、视频等费用的确认，审计人员可亲临发布会现场或查看有关的视频文件，相关的统计数据和票据需负责人进行签字确认。

  6、 展台搭建工程的审计

  该部分为通用常见项目，与一般装饰工程审计程序相同。

  （1）装饰饰面材料品种繁多、价值高，是造价的主要组成部分，该工程主材费占比很高，一般将近70%，如何确定主材单价成了重中之重。结算时应将造价高的材料重点审核，表述不清的应将综合单价分解，还原施工工艺按主材与辅材分类整理，参考同期造价部门发布的信息价确认价格；无信息价的特殊材料，可参考同类展会价格或者进行市场询价。

（2）展具制作人工费占比一般为20%，装饰工程人工单价如未明确约定，应确定展期前的制作时间，如设计图纸交付较晚，工期紧，工艺复杂，应考虑人工工资上涨因素，本着公正、合理的原则，一般按照装饰工程人工费的高值确定。

   （3）展厅多为框架大空间分隔出来，其中隔墙、隔层的钢结构部分属于隐蔽工程，用钢量大，造价高。在施工阶段应要求对所有隐蔽部位做出详尽记录（图片、视频）和标注，在结算审计阶段根据资料对该部分做重点审核。

  （4）展会装饰空间很多异型结构和后场制作现场安装的成品造型，其本身材料价值虽然不高，但制作及安装工艺复杂，施工方一般按一口价的形式报价，范围故意含糊不清，该部分是施工方利润重点，送审价格一般较高。但审计如果按材料拆分套用类似定额，则其造型设计及手工工艺的费用势必无法考虑在内，结果会使核定造价与承建方报价相差甚远，承建方亦不能接受。对该部分审计时应要求施工方还原制作过程，按延米或平米计价，充分了解其真实结构及用材、抓住施工关键所在，凭借专业经验与市场成品，谈判后确定各部件的综合单价。

  7、AV工程

  灯光、音响、视频应作为单项分类列举，审计难点在于一次性投入的特殊系统和非通用设备租赁费用的报价，其水分多，审计难度也最大。平时应了解租赁市场，多积累各设备供应商的市场价格，及时更新，建立相应的价格数据库。

   （1）如果没有相对详细完善的竣工图纸，只依据项目决算清单将无法清晰掌握决算项目的工程范围和细节。因此，应选派经验丰富的工程方面的专业审计人员现场对该部分进行审核。

  （2）在审计时，应向企业了解灯光、音响、舞美在使用过程中是否有问题，使用效果及满意度如何，这也是在审计过程中定价的一个重要参考依据。

  （3）审计时要将各系统的划分、组成和控制系统进行分类以便现场核实，并依据清单内容核对设备型号和组成（含软件），同时在闭展前进行现场清点，尤其需要确认的是设备方案临时变更内容。

  （4）多媒体系统的定价是一个复杂而艰难的过程，布展工程针对各城市的特点会设计、定制很多专用的软件程序及内容，其费用中相当一部分是开发成本，初期开发成本高且后期工程分摊比例很难准确掌握。在核价过程中应综合考虑以下因素：第一，行业专业人员的经验及对市场行情的掌握；第二，将承建单位的多媒体系统定制合同作为参考依据；第三，借鉴其他城市、其他单位布展工程价格；第四，行业内软件开发费用的正常分摊比例；第五，结合本工程要求及承建单位实际施工情况。这需要经过多次会谈、多方沟通协调解决，才能最终确定多媒体系统的审定价格。

  8、对不具备审计条件的工程变更进行甩项

  布展施工过程中由于方案变更等因素产生各类拆除及改造等费用在所难免，对该部分审计需相关单位提供真实充分的证据，以便于明确责任，合理认定。如相关单位一时不能提供，可要求其提供书面资料，由甲方确认计价；必要时，为规避审计风险，可作为甩项处理，待资料齐全后再实施审计。  

（五）后评价阶段

加强事后评价管理，对展会效果进行评价和确认。汽车集团的品牌管理相关部门和展会代理公司应积极按照审计提出的意见和建议，认真落实整改，将审计整改成果有效转化成行政执行力，促进车展健康有序地开展。 

六、结语

车展作为汽车产业的一扇窗口，反映了一个国家甚至全世界汽车工业的强大实力与发展潮流，未来肯定仍有较大发展空间，企业发布新车，展示品牌实力，都需要展会的平台与终端用户零距离接触，车展的地域性展览，为汽车类展会提供了更多的市场机会。作为国内正在迅猛发展的朝阳行业，会展业在数量上突飞猛进时，各大汽车集团更应注重参展的质量和效果，企业的内部审计应依法履行审计监督职责，为推动企业的持续健康发展做出应有的贡献。   

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